【參考資料:經濟日報/李燕娜 2007.12.28】
何謂兩帳合一?
所謂兩帳,係指內帳與外帳(「財務帳」與「稅務帳」),又稱A帳與B帳,其中,內帳是給自己人看的真帳,外帳是給外部人看的假帳。
所謂兩帳合一,是指取消內帳與外帳二本帳中的一本,只留一本。留下的一本一定是內帳(真帳),不會只留外帳。
至於外人是誰,倒不一定,稅捐機關或銀行都有可能。當外部人不只一人時,假帳就不只一套,真假帳簿總共可能也不只二套。
至於作假的方向如何,則要看外部人是誰定。當外部人是稅捐機關時,作假的方向,是傾向把本期利益作少;反之,當外部人是銀行時,則作假的方向,是傾向把本期利益作大、資產作大。
常見兩套帳形成原因及情形如下:
1. 以公司資金進行大股東個人之大陸或海外轉投資。
2. 財務帳以集團(即多家公司)觀念或公司與大股東財務未區分,進行合併記載。
3. 無存貨成本結算制度。
4. 以是否取得稅務憑證為入帳基礎,致部分費用未入帳,如佣金。
5. 銷貨受限於客戶端要求,發票無法如數開出。
6. 帳務委外處理,但因公司規模及營業日趨複雜,外部非專職記帳人員無法詳實登載。
兩帳要不要合一?
部分中小企業於公司設立初期,因成本考量帳務委外處理,再加上不正確的節稅規劃,往往易形成對外稅務申報與公司實際營運結果不同的情形,即俗稱之「兩套帳」,而當公司經營有成、業務蒸蒸日上才發現兩套帳如南轅北轍、財務稅務問題日漸衍生,動輒得咎,不知從何下手處理的窘境。
一家公司除非規模小,由企業負責人親力親為,否則就必須建立基本的內部控制,才能達到控制之效,但當公司兩套帳時,有效的內部控制是不能也無法執行的,可能因部分收入不列稅務帳,所以出貨單或發票單據就無法續號開立,另因公司對外帳務(稅務帳)未充分反映實際經營狀況,造成銀行融資困難,更存有員工反噬的風險。
企業主想不想把兩帳合一的問題,繫於他(她)所認知的記二套帳之成本與效益。不過,企業主的認知不一定完備,企業主常常因為認知有遺漏,而作成錯誤的決策,讓二套帳繼續存在。
記外帳的效益,主要是短期稅捐的「節省」;但是,記外帳的成本,包括記第二套假的記帳成本、東窗事發時司法體系(法院)及行政體系(行政機關)的處罰、企業主耽心東窗事發的恐懼、外帳記帳人的要脅、其他出資者因二套資料真假莫辨喪失對自己的信心而不肯再出資,喪失將來公開上市(櫃)的機會影響企業資本形成等等。
上述效益,企業主馬上可以看見,不會被忽略,但是,記外帳的成本卻不一定馬上可以看見,或雖看的見,但因量化不易,很容易被企業主忽略。
如何進行兩帳合一?
當企業主決定把兩帳合一時,如何合一的問題,繫於企業是否有一本可靠的內帳。如果有,就直接採用內帳上各帳戶的金額。
在外帳是唯一一套存在帳簿的情況下,這套帳上資產、負債、資本、收入、費用等科目的餘額,都採用內帳的數額,至於原來內帳與外帳的差額,則在新帳業主權益項下的保留盈餘科目內作調整。
如果企業沒有一本可靠的內帳,根本不知自各項資產與負債的餘額的話,只好訂一個基準日,盤點當天所有的各項資產,包括實體資產及債權,逐項辨認企業欠他人的所有負債,資產與負債的差額,也只調整保留盈餘,列入業主權益項下。
二帳合一時,帳務上的處理,如上所述,並不困難。不過,合一時,企業須處理的事項,在帳務之外,可能還有人的問題,須要多費心。
建議處理程序:
1. 帳務改由公司人員自行登載
當公司規模趨大,帳務整合的第一步應將原委外帳務改由公司會計人員自行登載,才易進行整合調整及逐一登載記錄實際交易情形。
2. 分析兩套帳差異金額及辨認產生差異主要原因
擇定基準日進行財務帳與稅務帳差異數計算及分析,在做差異比對前,要確認兩套帳皆已依原登載方式將所有基準日前交易完整登載,再與熟悉公司組織架構及業務之人員、財務帳登載人員討論公司營運模式及內帳(即財務帳之俗稱)登載方式後,找出可能形成兩套帳原因。依所找出可能形成原因與已計算之兩帳差異數進行合理性分析確認。
3. 整理各項資產負債實際數量及金額
以整帳公司之法律主體,進行資產負債實際數確認,必須在法律觀念上屬整帳公司之資產負債,方予列入,另實體資產(如存貨、固定資產)應進行盤點,以利確認;整理過程中應將非屬整帳公司之資產負債另行列表區分。
4. 處理差異
稅務帳與上述3所整理之資產負債實際數及公司所需或擬整入帳務補登之資產負債數這三者差異大,必須以稅務帳為主軸進行帳務補登、資產購入、報廢及增減資等適法作業調整。
5. 解決問題
兩套帳之所以形成,除大股東以往之錯誤節稅觀念外,大多存在以公司管理當局本身經驗或專業無法解決之問題,如大陸投資超限、成本結算制度未建立等,此時則有賴外部專業人員協助來解決,才能避免帳務整合後再發生。公司應以策勵未來的角度進行帳務整合,在兩帳合一過程中,藉由公司管理當局、財會人員及外部專家共同參與,除可藉此進行稅務體檢外,更可發現企業管理盲點,提升競爭力,有利於未來融資,企業的成長將更健康。